¿Cómo disminuir el ausentismo de pacientes en una clínica dental?

La inasistencia de pacientes es un dolor de muelas para cualquier clínica dental. Las personas que reservan citas y no acuden, o que sencillamente van una vez y luego abandonan sus tratamientos, provocan tiempos muertos, y con eso, improductividad y pérdidas económicas. Ante ello, saber cómo disminuir el ausentismo de pacientes resulta crucial.

En este artículo revisamos todo lo que necesitas acerca de la problemática del ausentismo en la clínica dental: por qué ocurre, cuáles son sus consecuencias y qué estrategias implementar para darle solución. ¡Que el ausentismo de pacientes no arruine la salud y brillo de tu consulta!

‍El contenido fue escrito por Dentalink en conjunto con la odontóloga Yuli Moncayo. La profesional es especialista en Ortodoncia y Ortopedia Maxilar por la Universidad del Salvador, además de speaker internacional, Directora General de la Clínica YM y socia fundadora de la empresa IKIGAI LIFE.

¿Qué es el ausentismo de pacientes en una clínica dental?

El ausentismo de pacientes en una clínica dental es la situación en la que las personas que agendan una cita con un odontólogo, finalmente no acuden, sin dar previo aviso o cancelación. Con ello, se genera una pérdida de tiempo en el consultorio, así como un desaprovechamiento de oportunidades de ingresos económicos.

‍La inasistencia de pacientes afecta a la programación de citas, volviéndola ineficiente, repercutiendo negativamente en el trabajo de los especialistas y administrativos.  Así es como una clínica odontológica con niveles altos y sostenidos de ausentismo de pacientes, puede ver comprometido su rendimiento. Por ello, es importante atender esta problemática y no dejar que crezca en tu consulta.

¿Qué causa el ausentismo de pacientes en una clínica dental?

El ausentismo de pacientes en consultorios dentales tiene su origen en varios factores. Entre los principales, encontramos:

• Los pacientes olvidan su cita agendada.

• Falta de gestión de la clínica en la confirmación y recordatorio de las citas.

• Horarios que no se ajustan a los tiempos de los pacientes.

• Poca conciencia e interés por el cuidado de su salud oral.

• Miedo y ansiedad de ir al odontólogo, también conocida como odontofobia.

• Mala experiencia en la clínica dental, producto de una larga espera para ser atendido.

• Emergencias familiares o imprevistos que no les permiten acudir a tiempo a su cita.

Consecuencias del ausentismo de pacientes en clínicas dentales

Independiente de las causas, una clínica dental que presenta un recurrente ausentismo de pacientes, puede sufrir un estancamiento en su crecimiento y, con ello, amenazar su éxito. Las principales consecuencias son las siguientes:

Descenso en la productividad

Cuando las personas faltan a su cita agendada y no dan aviso de su ausencia, se desperdicia tiempo valioso en la consulta. Y es que esas horas que podrían haberse utilizado para atender a nuevos pacientes o realizar otras diligencias, se pierden, dando paso a una ineficiencia productiva.

Listas de espera no avanzan

Si hay algo que puede desencantar a un paciente de una clínica dental, es una larga lista de espera. Hay consultorios que tienen una alta demanda, por lo que es común que muchas personas queden en una cola administrativa, expectantes por ser llamados para recibir una atención odontológica o someterse a un procedimiento complejo.

El ausentismo de pacientes no hace más que agravar esta situación, pues cuando una persona no llega a su hora reservada y no da aviso, le quita la oportunidad a la clínica de llamar a otro paciente que está en la cola, para ocupar ese nuevo espacio de tiempo disponible. ¡Se producen huecos en la agenda que son difíciles de llenar a última hora!

Desorden y sobrecarga en la agenda dental

Ante la inasistencia de pacientes, es lógico buscar horarios para reagendarles. Pero esto puede crear un problema, pues en el afán de acomodar a los pacientes que faltaron en nuevos espacios de tiempo, se puede generar un caos en la agenda de los odontólogos, sobrecargándoles de trabajo.

Esto deriva en un incremento en las horas de espera y una atención dental de menor calidad, pues los profesionales dispondrían de menos tiempo para destinar a cada paciente, afectando su experiencia en la clínica. ¡Tu reputación puede verse afectada!

Además, no olvidemos que el personal administrativo tendría más carga de trabajo al tener que reprogramar citas, buscar huecos en la agenda de los odontólogos y asegurarse de que la planificación de la consulta no sea desorganice por completo.

Disminuye la rentabilidad

El ausentismo de pacientes afecta a las arcas de una clínica odontológica, pues cuando una persona no se presenta a su cita, se pierde una oportunidad de ingresos. Y cuanto más alto sea el nivel de inasistencia, mayores serán las consecuencias en el presupuesto de la clínica dental. ¡La inasistencia puede desestabilizar las finanzas de tu consulta!

Estrategias para reducir la ausencia de pacientes

Si bien no hay recetas mágicas para eliminar por completo el ausentismo de pacientes en tu clínica odontológica, sí existen estrategias que ayudan a reducir esta problemática. A continuación, te recomendamos algunas de ellas para que las implementes en tu consulta. 

Recuerda a tus pacientes sus citas agendadas

Vivimos en un mundo tan ajetreado, que es normal que a algunos pacientes se les olvide que tienen una hora reservada con tu clínica dental. Para eso, es importante contactarse con ellos, con días de anticipación a la cita programada, para recordarles que asistan. 

Ya sea llamándolos por teléfono, enviándoles correos electrónicos o usando aplicaciones de mensajería, refrescar la memoria de los pacientes es algo que toda consulta debe gestionar. ¡Así, puedes confirmar, cancelar o reprogramar citas con anticipación, evitando el aumento en los tiempos de espera de tu clínica!

De la mano de la tecnología, se puede hacer más eficiente la ejecución de estos recordatorios. En este sentido, Dentalink, el software dental de Healthatom, es un aliado estratégico que permite confirmar, reagendar o cancelar citas a tiempo, lo que contribuye a reducir horas de espera en tu consultorio y a entregar una mejor experiencia a tus pacientes.

Agendamiento rápido y sencillo para pacientes

¿Qué más cómodo que agendar desde casa una cita con el odontólogo? Recordemos que una de las causas del ausentismo de pacientes es lo complejo de encontrar horarios que se ajusten a la disponibilidad de uno. Frente a esta situación, el hecho de poder reservar una hora a través de internet fomenta la asistencia a tu consulta.

Un agendamiento online como el que ofrece Dentalink, que se adapta a las necesidades del paciente, es primordial. Que una persona pueda programar una hora que se acomode a sus tiempos, sin necesidad de hacerlo presencialmente o llamar por teléfono, es más conveniente y fácil. ¡Es una buena manera de incentivar la concurrencia a tu clínica y reducir el ausentismo!

Incorpora pago online en tu clínica dental

Hablando de comodidad, el pago online ayuda mucho en eso. Hoy en día se acostumbra a comprar y contratar servicios a través de internet, ¡y la industria odontológica no se puede quedar atrás! Ofrecer pago online en tu clínica dental hace más fácil la vida a tus pacientes.

Nada más conveniente que poder abonar por adelantado el agendamiento de una cita, sin necesidad de dirigirse presencialmente al consultorio para hacerlo. Esta opción, disponible en Dentalink, permite que exista una mayor motivación y disposición por parte de los pacientes en concurrir a sus horas reservadas, pues nada más accediendo a un link de pago, se puede concretar la reserva de una hora.

Cuando una persona paga por adelantado su atención odontológica, resulta menos probable que no asista a ella. ¡Nadie quiere gastar dinero en un servicio que finalmente no usará!

Video consulta para conectar con tus pacientes

Tráfico, emergencias familiares, percances de último momento. Son varios los factores que no permiten a las personas a llegar a tiempo a su hora agendada, o que sencillamente les impide salir de casa. Ante ello, las video consultas son una excelente alternativa para evitar el ausentismo.

Agendar este tipo de atenciones con tus pacientes para evitar su traslado a la clínica cuando sea posible, aumentará la confianza y preferencia por tus servicios. De esta manera, no importarán las dificultades que tengan para acercarse a tu consulta, pues desde la comodidad de su hogar, podrán atenderse contigo. ¡Así, se evitan las pérdidas de horas!

Además, ofrecer video consulta es una señal de modernidad y confiabilidad para tus pacientes. En Dentalink existe una completa solución digital para llevar a cabo este servicio y que las personas se conecten contigo desde cualquier lugar que estén.

Educa y concientiza sobre la salud oral

Antes mencionamos como causas del ausentismo el poco interés de los pacientes por el cuidado de la salud oral, lo que los lleva a desistir de sus tratamientos. Asimismo, el miedo a los procedimientos odontológicos es otro factor de peso en esta problemática. Ambas situaciones se pueden trabajar con tácticas de comunicación y seguimiento de cada paciente.

Con la aplicación de email marketing en tu clínica dental, que puedes gestionar fácil y rápido con Dentalink, se pueden enviar mensajes a los pacientes en los que se les hable de la importancia de asistir a sus citas programadas y de proseguir con sus tratamientos, así como de transmitirles seguridad sobre tu atención para que pierdan el miedo. 

Ofrecer descuentos y promociones por tus servicios también ayuda a disminuir el ausentismo y, como agregado, fidelizar pacientes. ¡El uso de redes sociales en tu consulta odontológica también contribuye a educar y concientizar!

Conclusiones

A lo largo de este artículo hemos visto cómo el ausentismo de pacientes es una problemática que impacta a las clínicas dentales tanto en su planificación, como en lo financiero. Se trata de una situación que, de no ser atendida, puede poner en riesgo el éxito de tu consultorio odontológico.

Además, los pacientes también se ven afectados por ella, pues las listas de espera y la baja calidad en la atención, son factores que repercuten en la experiencia que tienen en la clínica. De hecho, esto no hace más que alimentar el ausentismo. 

‍Así que si quieres que tu clínica aminore las consecuencias de la inasistencia de pacientes, sigue las recomendaciones que te entregamos y dale los mejores servicios a las personas que prefieren tu consulta, con las herramientas digitales que Dentalink ofrece. ¡Logra una inigualable gestión de tus pacientes y administración de tus tareas con las funcionalidades de este software dental!