Todo sobre el análisis de cartera de mis pacientes

Ante la situación pandémica que aún no termina, se solicita que los servicios de salud estén enfocados en atenciones urgentes para sus pacientes. Por esto, varias clínicas se ven en la necesidad de definir nuevas formas de trabajo. 

Hay ansiedad generada por pensar qué se debe hacer ¿Debo de sentarme a esperar que la contingencia pase o explorar nuevos métodos para ser productivo y generar ingresos? Las circunstancias nos orillan a eso.

Este ha sido un momento de introspección, reestructuración y planeación. No es tiempo perdido, es hacer un stand by ante las circunstancias actuales para nutrir tu consultorio odontológico y detectar puntos débiles y de mejora; así como de seleccionar las herramientas que te permitan continuar vigente para tus pacientes.

La situación actual va a pasar de ser una contingencia a un nuevo estilo de vida y de trabajo, por lo que todas las industrias, empresas, negocios y emprendimientos se deben adaptar. Tú, como odontólogo, debes innovar para estar cerca de tus pacientes y mantenerte operativo. Esa es tu meta actual.

¿Por dónde empezar?

Si alguien te preguntara: “¿cuál es el perfil más común de tus pacientes?”, ¿qué tan específico podrías ser?

¡Tu cartera de pacientes vale oro! A veces nos quedamos con la percepción de que tenemos una amplia cartera de pacientes, pero, no sabemos de ese total, cuáles realmente están en una atención activa o si solamente fueron a realizar un presupuesto y nunca regresaron.

¿Cómo evaluarías la efectividad de tu cartera de pacientes?

 Estas son algunas recomendaciones para que puedas hacer un análisis básico de tu cartera:‍

1. Registro digital de pacientes

Previamente, para que tu cartera sea lo más robusta posible, debes alimentar continuamente tu base de datos llevando un Registro Digital, sí o sí en un software, que te permita ser lo más específico con la información de tus prospectos a pacientes. Este paso debe ser llenado desde el momento que llega el paciente por primera vez a tu clínica y es una responsabilidad fija para tu asistente dental y/o tu recepcionista.

¿Qué información debe de tener mi base de datos?

Debes tener el máximo de información demográfica, datos como dirección, edad, sexo, entre otros, que consideres importantes para la toma de decisiones. Toda esta información te ayuda no solo a definir tus estrategias comerciales, sino también a definir el objetivo de tus campañas de comunicación y marketing de tu consultorio odontológico.

Si eres cliente Dentalink, cuentas con respaldo de la información que debes diligenciar de tus pacientes. Podrás analizar los indicadores demográficos donde podrás y obtener información como ubicación (barrio, comuna, colonia, municipio), edad, sexo, entre otros.

Estos datos puedes consultarlos en el módulo de Pacientes > Análisis de pacientes, donde ves los gráficos generales, así como los servicios de mayor demanda.

2. Define, cuál es el porcentaje de tu cartera que está activa

Si tuvieras una base de datos con 800 registros y actualmente solo estás atendiendo a 200 de ellos, ¿sabías que estás trabajando con tan solo el 25% de tus pacientes? Es decir, el 75% de tu cartera prácticamente está muerta ¡Eso Suena grave!

En Dentalink, desde el Módulo de pacientes (precisamente en el Análisis de pacientes) encuentras estadísticas globales de los pacientes con el detalle del total de esto, deuda acumulada, asistencia promedio y presupuestos pendientes. También, puedes encontrar el detalle en módulo de pacientes: habilitados/deshabilitados (inactivos) con el detalle de cada caso.

3. Clasifica a tus pacientes de manera inicial, puedes establecer 4 rubros básicos

Pacientes Activos: Son los pacientes que, ante la contingencia, tuvieron que cancelar su cita para retomar tratamiento hasta nuevo aviso.

Pacientes de Alta: Pacientes que terminaron ya su tratamiento.

Pacientes Prospectos: Fueron a realizar un presupuesto pero no regresaron. 

Pacientes con Cuentas por Cobrar: Tienen una deuda pendiente por cubrir. 

Te brindamos algunas opciones para enfocarte de la siguiente manera:

• Pacientes activos: Sé proactivo. Contáctalos inmediatamente y proponles una nueva fecha de cita y agenda.
• Prospecto a Paciente: Además de una nueva fecha de cita, ofrece una promoción irresistible al tratamiento que cotizó. No hablamos precisamente de descuento, puede ser un beneficio extra o incluso una forma de pago más conveniente.
• Pacientes con cuentas por cobrar: Entendemos que necesitas liquidez. No desesperes. Aquí la sugerencia será desarrollar estrategias de pago y métodos de liquidación convenientes para el paciente que te permitan incentivar tu liquidez financiera.
• Pacientes de Alta: Estos pacientes son los ideales para efectuar tratamientos de seguimiento y estéticos, que incluso pueden ser tratamientos que te dejen una mayor utilidad.
  

¿Cuáles son los beneficios del análisis de cartera de pacientes?

El análisis de cartera es necesario para que puedas ejecutar el desarrollo de estrategias nuevas que te permitirán el incremento en la retención de pacientes, fidelización y recomendabilidad, así como la recaudación financiera al mediano plazo.

Comunica a tu equipo las estrategias a seguir para la nueva manera de trabajo y define funciones para su ejecución a través de las tareas de gestión.