¿Un Software dental ayuda a retener y fidelizar pacientes?
June 17, 2019
Escrito por
Dentalink
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¿Un Software dental ayuda a retener y fidelizar pacientes?

El término Customer Relationship Management (CRM) se refiere a las técnicas y prácticas utilizadas por las empresas para gestionar y analizar las interacciones de sus clientes basado en el uso de métodos de marketing como las redes sociales, campañas de email, recordatorios o los blogs.

Un software dental que cuenta con funcionalidades de CRM está diseñado con el objetivo de mantener y mejorar las relaciones con los pacientes, y ayudar a las consultas dentales a descubrir la clave para retenerlos.

El retorno a la inversión (ROI) es 12,7 veces mayor en un negocio que utiliza un software a uno que no lo usa (ROI del 1270%) .

Hemos explorado cinco (5) razones principales por las que deberías usar un software con funcionalidades de CRM en la consulta dental:

1. Mejora la relación con tus pacientes

Uno de los principales beneficios de usar el software dental con funcionalidades de  CRM es crear relaciones más sólidas con los pacientes.

La tasa de inasistencia es mayor en los consultorios que no notifican a sus pacientes la confirmación de toma de una hora, recuerdan, confirman o re programan una próxima visita, o agendan un control a futuro.

La fidelización de pacientes es mucho más sencilla mediante la automatización de procesos: como recordatorios de citas, envío de campañas personalizadas de email marketing en fechas importantes (cumpleaños, día de la mujer, navidad, entre otras). Con un software puedes configurar alertas de muchas maneras utilizando diferentes reglas de acción; cuando se debe reagendar una cita, recordar un pago, agendar un control a futuro, o cualquier otro tipo, permitiendo a los miembros del equipo recibir y gestionar alertas instantáneas y actualizaciones de manera automatizada.

TIP: Envía un email recordando la próxima cita en la consulta dental, la asistencia seguro incrementará.

2. Optimiza tu estrategia de marketing

Un software dental te ayudará a monitorear el comportamiento de los pacientes y, a partir de ello, adaptar las estrategias de mercadeo. Las estrategias de CRM también pueden ajustarse para suplir diferentes gustos y requisitos de pacientes potenciales, por lo que no se desperdician recursos dirigidos a las personas equivocadas. Podrías utilizar el software para diferenciar a un grupo de pacientes con implantes dentales, de otro de pacientes con blanqueamiento dental.

¿Por qué no ir aún más lejos? Un valor agregado sería separar a los pacientes del grupo blanqueamiento dental en subgrupos adicionales, como aquellos interesados en ese tratamiento y los que realmente han comprado uno. Promover otro tratamiento cosmético en el que los pacientes con blanqueamiento dental puedan estar interesados, como las carillas y educar específicamente a los pacientes que solo mostraron interés en el blanqueamiento hasta que estén listos para realizar una compra.

Puedes desarrollar campañas de marketing específicas basadas en el perfil y la historia del cliente/paciente, ejecutando campañas de correo electrónico en torno a promociones y oportunidades de tiempo limitado.

Es una excelente manera de interactuar con tus pacientes actuales y potenciales mediante correo electrónico, es una oportunidad para mostrar tarifas competitivas, cualquier descuento que se tenga, reservar para un evento como el Día de la Madre que tal vez hayan olvidado. La consulta dental de Sebastían Jaramillo, en la ciudad de Medellín, Colombia, encontró que por cada 5,000 correos enviados en fechas especiales, se recibieron un promedio de 45 llamadas telefónicas y 7 pacientes nuevos, todo con un esfuerzo muy pequeño de enviar un correo electrónico.

TIP: Da el primer paso enviando una campaña de email marketing en la próxima fecha especial en el calendario.

3. Eleva la satisfacción de pacientes a otro nivel

La fidelización y satisfacción de pacientes por medio de un software dental se facilita, ya que las prácticas dentales se alejan de las herramientas de marketing tradicionales como las hojas de cálculo, volantes, encuestas a mano, entre otras que no proporcionan las funciones necesarias para el marketing  moderno.

Los sistemas y software dentales con estas funcionalidades permiten llevar el marketing dental a un nivel mucho más profesional, incluida la comunicación de su práctica y las recompensas para los pacientes.

Las consultas dentales inteligentes saben que retener a un paciente es un arte y por esto deben comenzar a medir lo que él dice y percibe para conocer su lealtad. Una forma sencilla de conocer esto es por medio de una encuesta de satisfacción. El Implementarla periódicamente es necesario para el continuo mejoramiento de la consulta dental. Algunas consultas premian aquellos pacientes al responder la encuesta con un descuento en su próxima atención.

TIP: Organizar una encuesta es el primer paso para evaluar la reacción de los pacientes  a los servicios ofrecidos, midiendo atributos como: agendamiento, calidad de la atención clínica, recomendabilidad, precio, orden, limpieza, entre otros. Conociendo esto se pueden hacer mejoras para asegurar el futuro crecimiento y éxito del consultorio.

4. Fichas clínicas claras y seguras

El almacenar las fichas clínicas de los pacientes de forma física es problemático, no solo debes disponer de un espacio dentro de la consulta dental para el archivo, sino que también puede prestarse para mal interpretaciones, tachones y enmendaduras.

Estas estimaciones y cifras incluyen una gran cantidad de artículos relacionados con la administración del papel: el costo de la compra, costos de impresión, el equipo y los suministros, la distribución, el espacio de almacenamiento de gabinetes para archivos y el tiempo del personal dedicado a la gestión y presentación de documentos.

Ofrece a tus pacientes un servicio de calidad, donde su información clínica siempre estará segura y disponible.  

TIP: Estima cuáles son los costos de la consulta dental en papel, archivo y tiempo del personal gestionando esta información. Este presupuesto podría no solo ser reducido sino también invertido en un nuevo software dental que te ayude a organizar tu consulta. Ofrecer seguridad y tranquilidad es altamente valorado.

5. Mejora tu tiempo de atención

Uno de los principales beneficios al usar un software dental es que los tiempos de atención serán mejores, evitando retrasos y desorganización en la consulta.

Al facilitar agendamiento, confirmación de citas, información centralizada en la consulta, atención al paciente por medio de encuestas de satisfacción, alertas/recordatorios y acceso a la información constante y en tiempo real. La consulta dental podrá ofrecer un mejor y más rápido servicio, lo cual es altamente valorado por los pacientes.

La mayoría de los consultorios esperan hasta el día anterior a la cita de un paciente para realizar la llamada de confirmación (recordatorio), a menudo a última hora de la tarde. El resultado son varios mensajes en los contestadores automáticos.  Si un paciente informa no poder asistir a  su cita, ¡no hay tiempo suficiente para sustituir esa hora de atención! y podría convertirse en una pérdida de tiempo y dinero para la consulta dental.

TIP: Busca un software que te permita tener alertas para hacer las llamadas de confirmación con días de anticipación y una hora diferente a la del día anterior. Tendrás una mayor posibilidad de hablar realmente con el paciente y hacerle sentir que la consulta dental está preocupada y al pendiente.

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