Conoce las funcionalidades de Dentalink para Administradores y Gerentes de Clínicas Dentales
December 26, 2019
Escrito por
Dentalink
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Conoce las funcionalidades de Dentalink para Administradores

Como administrador o Gerente de una clínica dental seguro estás a cargo de todas las tareas administrativas. Con una lista de acciones particulares que representan la columna vertebral del negocio, destacando entre estas: Gestión del presupuesto, proyección de los gastos, manejo de la nómina, gestión y programación de citas de pacientes y administración del pago por los procedimientos que el odontólogo les ha realizado.

Sin todas estas tareas completadas, un centro odontológico no podría operar, por lo que es de vital importancia que como administrador, trabajes en estrecha colaboración con los odontólogos y con el resto del personal para así garantizar el buen funcionamiento de la práctica.

Como en toda empresa surgen problemas, y con poco tiempo para la administración, los más comunes se dan con la ausencia de reportes y por consiguiente la falta de análisis a la dinámica de la clínica dental, desconocer los ingresos producidos por odontólogo, desconocer la tasa de ocupación, no tener control sobre los convenios y la falta de seguimiento a los pacientes. Sigue leyendo y conoce cómo solucionarlos de la mano de Dentalink, el software dental que ayuda a los administradores de clínicas y centros odontológicos.

1. Generar reportes de gestión automáticos

Cualquier empresa debe contar con informes con los cuales pueda descubrir tendencias y oportunidades de mejora. Entendemos que muchas veces puedes sentirte agobiado con tanta información sin saber ni siquiera por dónde empezar, para esto puedes apoyarte en tecnologías o sistemas que integren la información.

Dentalink, cuenta con más de 50 reportes de gestión (algunos especializados por país como los reportes de RIPS para Colombia). Con estos reportes puedes integrar la información, y realizar informes y análisis de manera rápida y automatizada, con los cuales puedes proponer cambios, ejecutar acciones y diseñar estrategias sustentadas en datos precisos y reales.

Podrás visualizar en la plataforma online, o descargar en Excel información valiosa como: reporte de resultados o ingresos, gastos, pacientes morosos y presupuestos capturados, entre otros. Además de contar con un Panel de desempeño que te ayudará a tener una  visión clara de negocio en el día a día. Podrás también revisar y controlar la tasa de productividad  y venta por dentista, generando estrategias como bonos o comisiones. Además de estar al tanto con los cobros pendientes de presupuestos generados, y mucho más.

2. Conocer el nivel de ingresos producido por odontólogo

Para mantener una salud financiera óptima en la clínica, es necesario conocer el aporte de cada uno de los involucrados, ¿Cuánto te demoras generando el reporte para el pago a los odontólogos? puede ser complicado, ya que cada uno lleva la cuenta por su lado, no se tienen protocolos establecidos y comisiones claras y definidas en la mayoría de los casos. Dentalink te permite tener a dos clics el total de acciones clínicas realizadas y el total a pagarles de acuerdo a sus contratos y especificaciones. Puedes programar el horario de atención por profesional en cada una de las sedes, programar horarios de vacaciones para evitar agendamiento fuera de tiempo, tipo de pago por porcentaje, monto fijo, por acción, o cualquiera que sea el método elegido.

3. Conocer la tasa de ocupación

Las tasas de ocupación son importantes en un negocio porque pueden significar el éxito, o el fracaso del mismo. Dentalink te ayuda a preparar y obtener al menos dos informes basados en indicadores de desempeño: tasa de ocupación del sillón por dentista e ingresos por dentista. La tasa de ocupación de la silla por dentista es un cálculo del número de horas que un dentista pasa con los pacientes en su silla, dividido por la cantidad de horas que el dentista estuvo disponible para prestar sus servicios durante el mes.

Tasa de ocupación = Σ Horas viendo pacientes / Σ horas de servicio

En Dentalink tienes el reporte “Cupos y Ocupación”, el cual obtiene todos los cupos y la ocupación de todas las sucursales.

Otra herramienta útil al momento de atraer nuevos pacientes y aumentar la tasa de ocupación, es la agenda online, donde a través de un link único para tu plataforma le das a esos potenciales pacientes la posibilidad de agendar ellos mismos, sin necesidad de llamadas y tediosas esperas; podrás enviarlo a través de whatsapp, ponerlo en las redes sociales de la consulta o clínica dental, página web ¡donde se te ocurra!

4. Tener control sobre los convenios

Las alianzas comerciales o convenios, son una buena opción para expandir tu negocio. Un convenio puede tener un impacto significativo sobre los costos, valor, productividad, recursos y cantidad de nuevos pacientes. Sin embargo es de vital importancia que todo esté claro; condiciones, cantidad de pacientes obtenidos a través de la alianza, costos cubiertos por la contraparte y por la consulta, entre muchos más.

En Dentalink puedes listar las alianzas del consultorio dental, generando un reporte de deudas, tanto consolidadas como por sucursal.

Desde el momento en el que ingreses al paciente en el sistema, puedes marcarlo como perteneciente a un convenio, asociando un descuento predeterminado o una lista de precios específica, lo que hará mucho más fácil esta gestión.

5. Hacer seguimiento a los pacientes

Es natural suponer que los pacientes satisfechos volverán para recibir tratamiento. Sin embargo, un estudio reciente de la Universidad Johns Hopkins encontró que, en promedio, el 23% de los pacientes consulta en tres o más clínicas o consultorios cada dos años. Lo más probable es que no están satisfechos con algún aspecto de la experiencia de atención, y a los pacientes descontentos les resulta más fácil ir a otra parte.

Cada paciente que pierdes son ingresos que salen por la puerta. En este entorno incierto de atención odontológica, es más importante que nunca hacer todo lo posible para que los pacientes regresen, y esto significa SEGUIMIENTO.

Dentalink cuenta con un módulo de CRM según sus siglas en inglés “Customer Relationship Management”, o gestión de relaciones con clientes. Este módulo está basado en una metodología utilizada por las clínicas más exitosas de todo tamaño y especialidad al rededor del mundo. Puede ayudarte a; captar nuevos pacientes, fidelizarlos, tener un mayor control de citas y gestionar de manera efectiva la cobranza. Esta herramienta puede ser tu mejor aliado para hacer crecer la clínica o consulta, y acercar aún más a los pacientes.

Este módulo incluye:

*E-mail marketing

facilita el mantener un diálogo constante con tus pacientes, donde puedes generar campañas de marketing, plantillas y comunicarte con todos o con un grupo específico, segmentando según el objetivo de la campaña.

Se ha demostrado que el retorno de la inversión (ROI) del Email Marketing es de entre el 3,8% y el 4,3%. Un porcentaje muy favorable si se compara con otras modalidades publicitarias.

Con el manejo avanzado del CRM puedes hacer seguimiento a los pacientes, presupuestos y citas, con el fin de acercarlos más a la clínica, y finalmente poder obtener más ingresos.

*Encuestas de satisfacción

El módulo de encuestas de satisfacción te permite diseñar un sencillo y corto cuestionario para ser enviado automáticamente a tus pacientes en el momento que tu decidas configurar. Por ejemplo, puede ser un envío automático cada vez que un paciente es atendido, o sólo cuando es atendido en su primera cita, o sólo cuando finaliza un plan de tratamiento.

Los resultados de estas encuestas los puedes encontrar en un panel de resultados que te ayudará a tomar mejores decisiones para la clínica.

*Tareas de gestión

El sistema las genera de manera automática (una vez lo hayas configurado), puedes generar tareas de: citas, cobranza, captura y control.

Por ejemplo se genera una tarea de cita, cuando una de las citas del paciente pase a estado "Anulado" o "No asiste", y no cuente con citas futuras.

Estas tareas hacen que la gestión del equipo administrativo sea mucho más rápida y sencilla, además te permiten tener control sobre el desempeño de los miembros de dicho equipo, ya que a través del dashboard de desempeño, puedes ver cuantas tareas de cada tipo se han realizado o están pendientes, tanto por persona como por sucursal.

¡Queremos ser tu mejor aliado en la clínica! Sabemos lo importante que es el control para ti como administrador, ya que es lo que te permite gestionar de manera efectiva. Con Dentalink tienes acceso a los datos en tiempo real para adelantarte a posibles situaciones y solucionarlas antes de que sea tarde.

Dentalink

Somos el software dental más usado en América Latina. Tenemos como misión ser el aliado tecnológico para la gestión y administración de consultorios y clínicas dentales. Apoyar a los odontólogos a generar más sonrisas en el mundo, es nuestra pasión.
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