Cómo mejorar la eficiencia en la captura de presupuestos
April 28, 2020
Escrito por
Val Guzmán
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Mejorar la eficiencia en la captura de presupuestos

En este momento, estamos en periodo de cuarentena y es la oportunidad de que revisemos todos los tratamientos que hemos cotizado. Analizar tus presupuestos pendientes por cerrar te dará oportunidad para generar ventas para los próximos meses y obtener liquidez más rápido, esta actividad es prioritaria ya que con el paso de las semanas necesitarás activar tu cartera de pacientes con fines de fidelización, recaudación y estabilidad financiera.

Sabes, ¿cuál fue impacto económico de este mes en tu clínica?

Para responder esta pregunta, requieres del análisis de varios factores, y uno de ellos, que es clave, es la tasa de captura, para sacar una foto tu realidad actual, ser capaz de replicar lo que estoy haciendo bien, o mejorar.

¿Sabías que una clínica exitosa tiene al menos un 60% de cierre en presupuestos mensuales?, ¿Sabes cuál es el tuyo? ¿Conoces quién de tu equipo tiene las mejores técnicas de captura y venta de presupuesto para replicar en el consultorio? Es probable que no. Te vamos a entregar una guía sencilla para poder averiguarlo.

En estos tiempos de cuarentena, todas las industrias están invitando a "mirar hacia adentro", sin embargo, si esto implica hacer cosas que nunca hice antes, es difícil. Te vamos a apoyar para que puedas "mirar hacia adentro" con asuntos realmente tangibles que sin duda serán claves al momento de recuperación"

gestion presupuesto dental

¿Cuántos tratamientos has cotizado por mes?

Si cotizas 80 tratamientos al mes, de los cuales son 22 aceptados por tus pacientes, tan sólo estás teniendo un cierre de tratamientos del 27%, y estás dejando ir un 73% de oportunidad. Es probable que tu clínica tenga un gran potencial y lo estás dejando ir, ten cuidado, esto es crucial para el momento de recuperación financiera que necesitarás.

Te mostramos una manera sencilla de obtener esta información en Dentalink.

  • Accede a Módulo de Reportes  > Reportes gráficos > Presupuestos > Capturados

Aquí podrás visualizar el número de tratamientos presupuestados VS los presupuestos aceptados por los pacientes y el % de captación por mes.

Bien, ya tienes la información ahora:

¿CÓMO HACER EL ANÁLISIS DE LOS PRESUPUESTOS?

Ya has generado el reporte de presupuestos capturados del trimestre. Ahora, realiza un listado de incógnitas a resolver, éstos serán los indicadores que te guiarán intuitivamente a resolver las dudas que tienes respecto a la captación de tus presupuestos y a generar nuevas estrategias para incrementar cierres de tratamientos.

gestion en captura de presupuesto odontologia

A continuación, te damos algunas preguntas que te ayudarán a detectar determinados comportamientos en el cierre de tratamientos

Observa el reporte generado automáticamente y responde estas preguntas:

1 ¿Cuál es el ranking de Odontólogos por mayor cierre de tratamientos?

2 ¿Cuál es el ranking de mayor cierre por especialidad?

3 ¿Cuál es la especialidad y el odontólogo que tiene un % de cierre por debajo del 50%?

4 ¿Qué especialidad tiene menos aceptación de presupuestos?

Todas las respuestas podrás deducirlas basándote en el reporte generado.

Define tus estrategias

Con la información anterior podrás definir nuevas estrategias comerciales que serán el conjunto de acciones o planes que se realizarán en las próximas semanas para alcanzar objetivos. Sin pacientes no podremos recuperarnos financieramente, son indispensables para la clínica.

Hacer las preguntas adecuadas te permite encontrar el camino para incrementar el número de citas y cierres nuevos de presupuestos. Ya tienes la información básica usa tu sentido común.

Estas son 3 estrategias que podrías aplicar basándose en el análisis de presupuestos:

Desarrollo de alianzas:

Revisa el TOP de especialidades con mayor demanda en tu clínica contacta a colegas que te ayuden a atender pacientes, llama a los pacientes a los que le cotizaste presupuesto de determinada especialidad e informale que tu plantilla médica de esa especialidad está creciendo y ofrece una consulta de revisión inicial.

Convenios con empresas:

Cuando un paciente de primera vez asiste a consulta debes de llenar la historia clínica y además preguntar información socioeconómica por ejemplo profesión, empresa en la que labora etc, ¿qué pasaría si al generar un reporte por tipo de paciente te dieras cuenta que te han visitado  frecuentemente de determinada empresa? podrías desarrollar una plática de salud bucal en tiempos de COVID (incluso virtual) para empleados con gratuidad a esa institución como intercambio de que te permitan ofrecer tus servicios a los tal vez con algún beneficio adicional para esto contacta al personal de Recursos Humanos de esa empresa o institución.

Reprogramación de citas:

De los tratamientos que te generen una mayor utilidad contacta a los pacientes que en su visita no aceptaron el presupuesto y ofrece una oferta irresistible al agendar su cita en el próximo mes en curso.

reportes de gestion consulta dental

Actualmente, ¿quién hace el proceso de cierre de ese presupuesto y quién lo vende?

Si de manera regular asignaste la responsabilidad del cierre de tratamientos al especialista, necesitas asignar la responsabilidad comercial a una persona capacitada exclusivamente para este fin.

Considera que debes de prestar principal importancia a esta actividad, no solo para generar ingresos cuando se termine la contingencia sino para contar con la suficiente demanda y pago de servicios a tus especialistas. Debes de proveerles del número de tratamientos y pacientes necesarios para que siga siendo rentable permanecer en tu clínica.

Si quieres más información sobre cómo funcionan nuestros reportes y el análisis que acabas de leer, puedes contactar a nuestro equipo de asesores de producto. Estaremos felices de apoyarte.

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