Conoce cómo Dentalink ayuda en la administración de una clínica dental
July 19, 2021
Escrito por
Dentalink
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Funciones de Dentalink para la administración de tu clínica dental

Aumenta la eficiencia en tu consultorio o clínica dental mientras reduces el tiempo en los procesos administrativos. Te contamos cómo.

Como administrador o gerente de una clínica o consultorio dental estás a cargo de muchas de las tareas y acciones que representan la columna vertebral de esta.

Sin tener bajo control procesos como la gestión del presupuesto, proyección de los gastos, manejo de pagos, programación de las citas y administración del pago a los odontólogos, un centro odontológico no podría operar.

Por lo tanto, es de vital importancia que trabajes en estrecha colaboración con los odontólogos y con el resto del personal para garantizar la buena administración de tu clínica dental.

Esto implica superar retos derivados del poco tiempo para administrar, como la ausencia de reportes y, por consiguiente, la falta de análisis de las dinámicas de la clínica, el desconocimiento de los ingresos producidos por cada odontólogo o de la tasa de ocupación, entre otros.

A continuación te explicamos cómo solucionarlos de la mano de Dentalink, el software dental que ayuda a los administradores de clínicas y centros odontológicos.

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1. Reportes de gestión automáticos con nuestro software dental

Cualquier consultorio odontológico debe contar con informes que permitan descubrir tendencias y oportunidades de mejora.

Sin embargo, muchas veces puedes sentirte agobiado con tanta información sin saber ni siquiera por dónde empezar.

Para esto puedes apoyarte en tecnologías o sistemas que integren la información.

Dentalink es el software odontológico que cuenta con más de 50 reportes de gestión (algunos especializados por país, como los reportes de RIPS para Colombia).

Con estos reportes puedes realizar informes y análisis de manera rápida y automatizada, que te permiten proponer cambios, ejecutar acciones y diseñar estrategias sustentadas en datos precisos y reales.

Esta herramienta te posibilita visualizar en la plataforma online o descargar en Excel información valiosa como: reportes de resultados o ingresos, gastos, pacientes morosos y presupuestos capturados, entre otros.

También cuenta con un panel de desempeño que te ayudará a tener una  visión clara de negocio en el día a día, así como a revisar y controlar la tasa de productividad y venta por dentista, generando estrategias como bonos o comisiones.

Con Dentalink puedes estar al tanto de los cobros pendientes por presupuestos generados, y mucho más.

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2. Mide el nivel de ingresos por odontólogo, en tu consultorio dental

Para mantener una salud financiera óptima en la clínica es necesario conocer el aporte de cada uno de los involucrados.

¿Cuánto te demoras generando el reporte para el pago a los odontólogos? Puede ser complicado, ya que cada uno lleva la cuenta por su lado y, en la mayoría de los casos, no se tienen protocolos establecidos y comisiones definidas.

Dentalink te permite tener, a dos clics, el total de acciones clínicas realizadas y el valor a pagar a cada profesional, de acuerdo con sus contratos y especificaciones.

Puedes programar el horario de atención por odontólogo en cada una de las sedes, horarios de vacaciones, para evitar agendamiento fuera de tiempo, y tipo de pago por porcentaje, monto fijo, por acción, o cualquiera que sea el método elegido.

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3. Conoce la tasa de ocupación con nuestro software odontológico

Las tasas de ocupación son importantes en un consultorio dental porque pueden significar el éxito o el fracaso del mismo.

Dentalink te ayuda a preparar y obtener por lo menos dos informes basados en indicadores de desempeño: tasa de ocupación del sillón por dentista e ingresos por dentista.

La tasa de ocupación de la silla por odontólogo es un cálculo del número de horas que este pasa con los pacientes, dividido por las horas que estuvo disponible para prestar sus servicios durante el mes.

Tasa de ocupación = Σ Horas viendo pacientes / Σ horas de servicio

En Dentalink tienes el reporte “Cupos y ocupación”, el cual permite visualizar todos los cupos y la ocupación de todas las sucursales.

Otra herramienta útil al momento de atraer nuevos pacientes y aumentar la tasa de ocupación es la agenda online.

A través de un link único para tu plataforma le das a las personas la posibilidad de agendar sus propias citas, sin necesidad de llamadas y esperas tediosas.

Además, podrás enviarlo a través de WhatsApp y compartirlo en las redes sociales de la clínica dental o en la página web ¡donde se te ocurra!

4. Ten el control sobre los convenios de tu consultorio dental

Las alianzas comerciales o convenios son una buena opción para expandir tu clínica dental.

Un convenio puede tener un impacto significativo sobre los costos, valor, productividad, recursos y cantidad de pacientes nuevos.

Sin embargo, es de vital importancia que todo esté claro: condiciones, cantidad de pacientes obtenidos a través de la alianza, costos cubiertos por la contraparte y por la consulta, entre muchos más.

En Dentalink puedes listar las alianzas del consultorio odontológico, y generar un reporte de deudas, tanto consolidadas como por sucursal.

Desde el momento en el que ingreses al paciente en el sistema puedes marcarlo como parte de un convenio y asociar un descuento predeterminado o una lista de precios específica, lo que hará mucho más fácil esta gestión.

5. Haz seguimiento a los pacientes con un software dental

Es natural suponer que los pacientes satisfechos volverán para recibir tratamiento.

No obstante, un estudio reciente de la Universidad Johns Hopkins encontró que, en promedio, el 23% de los pacientes consulta en tres o más clínicas o consultorios cada dos años.

Lo más probable es que no están satisfechos con algún aspecto de la experiencia de atención, y a los pacientes descontentos les resulta más fácil ir a otra parte. Y para ti esto significa menos ingresos.

En ese contexto es fundamental hacer todo lo posible para que los pacientes regresen, y esto implica realizar un seguimiento adecuado.

Dentalink cuenta con un módulo de Customer Relationship Management  (CRM, por sus siglas en inglés) o de gestión de relaciones con clientes.

Este se basa en una metodología utilizada por las clínicas dentales más exitosas de todo tamaño y especialidad alrededor del mundo.

Se trata de una herramienta que puede ayudarte a captar nuevos pacientes, fidelizarlos, tener un mayor control de citas y gestionar de manera efectiva la cobranza.

Este módulo incluye:

E-mail marketing

Mantén un diálogo constante con tus pacientes, genera campañas de marketing y plantillas, y comunícate con todos ellos o con un grupo específico segmentado según el objetivo de la campaña.

Se ha demostrado que el retorno de la inversión (ROI) del email marketing es de entre el 3,8 % y el 4,3 %, un porcentaje muy favorable si se compara con otras modalidades publicitarias.

Con el manejo avanzado del CRM puedes hacer seguimiento a los pacientes, presupuestos y citas, con el fin de acercarlos más a la clínica y, finalmente, poder obtener más ingresos.

¡Te enseñamos!

¿Cómo hacer un plan de marketing para tu clínica?


Encuestas de satisfacción

Este módulo te permite diseñar un sencillo y corto cuestionario para ser enviado de manera automática a tus pacientes en el momento que decidas configurarlo.

Por ejemplo, puede ser un envío automático cada vez que un paciente es atendido, solo en su primera cita o al finalizar un plan de tratamiento.

Los resultados de estas encuestas te ayudarán a tomar mejores decisiones para la clínica.

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Tareas de gestión

El sistema las genera de manera automática (una vez lo hayas configurado) y pueden ser tareas de citas, cobranza, captura y control.

Estas hacen que la gestión del equipo administrativo sea mucho más rápida y sencilla, y te permiten tener control sobre el desempeño de los miembros del equipo.

A través del dashboard de desempeño puedes ver cuántas tareas de cada tipo se han realizado o están pendientes, tanto por persona como por sucursal.

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¡Con Dentalink tienes acceso a los datos en tiempo real para adelantarte a posibles situaciones y solucionarlas en el momento justo!

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